○昭和病院企業団文書管理規程
平成26年7月31日
企業管理規程第4号
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、条例等で定められたもののほか、文書の収受及び発送並びに保存管理その他文書事務の処理について、基本的事項を定めることにより、文書事務の適正かつ能率的な処理を図ることを目的とする。
(1) 文書 昭和病院企業団の公務に関係のある文書及び郵送等による現金、有価証券額、小包、小荷物等をいう。
(2) 保管文書 第4条の規定により、課において管理する文書をいう。
(3) 保存文書 編てつされ、書庫に収納された文書をいう。
(4) 課 昭和病院企業団組織規程(平成26年企業管理規程第3号)第3条に定める課、科及び室をいう。
(文書の左横書き)
第3条 文書は、原則として左横書きとする。ただし、次に掲げるものを除く。
(1) 法令等の規定により様式等を縦書きと定められたもの
(2) その他企業長が特に縦書きを適当と認めたもの
(文書処理の原則)
第4条 文書は、正確、迅速、ていねいに取扱い、事務が能率的に処理されるようにしなければならない。
2 文書は、常に整理し、かつ、その所在及び処理の状況を明らかにしなければならない。
3 文書は、事務局長の承認を得ないで庁外に持出し、又は写させてはならない。
(文書整理)
第5条 完結文書の保管は、総務課において集中管理とする。
2 前項の規定により、総務課において集中管理する文書は、3年保存以上の文書とする。
第6条 総務課長は、文書事務の一般を統括するとともに、次の各号に掲げる事務を処理しなければならない。
(1) 文書の収受及び発送に関すること。
(2) 起案文書の審査に関すること。
(3) 文書の浄書管理に関すること。
(4) 文書の処理促進に関すること。
(5) 文書の保存管理に関すること。
(6) 文書の廃棄処分に関すること。
(課長の職務)
第7条 課長(これに相当する職を含む。以下同じ。)は、常に当該課における文書事務の適正円滑な処理に自意し、その促進に努めなければならない。
(文書取扱者)
第8条 文書事務を円滑適正に行うために、文書取扱者を置く。
(文書取扱者の職務)
第9条 文書取扱者は、上司の命を受け、次の各号に掲げる事務を処理しなければならない。
(1) 文書の収受及び配布に関すること。
(2) 文書の形式審査に関すること。
(3) 文書の処理促進に関すること。
(4) 文書事務の改善指導に関すること。
(5) 文書の整理、保管及び引き継ぎに関すること。
(6) その他文書処理に関し、必要なこと。
(帳票等)
第10条 文書の取扱いに必要な帳票等は、次のとおりとする。
(1) 収受日付印(様式第1号)文書に押印する。
(2) 文書収発管理簿(様式第2号)文書を登録し、常に文書の処理及び保管の状況を明らかにして、その適正な管理を行うため、処理の経過を記録する。
(3) 保存文書管理簿(様式第3号)保存文書を登録し、常に保存の状態を明らかにして、その適正な保存管理を行うため。
(4) 起案書(様式第4号)起案事項並びに事案の処理をする場合に使用する。
(5) 金券収受簿(様式第5号)現金及び有価証券類を登録する。
(6) 特殊文書収受簿(様式第6号)親展文書、書留、郵便、信書その他開封を不適当と認められる文書を登録する。
(7) 文書発送簿(様式第7号)文書を発送する場合は、発送月日、発送先、及び使用切手枚数等を記録する。
(8) 振込入金通知簿(様式第8号)
(文書の分類)
第11条 文書は、種別、保存、基準等により分類整理し処理する。
(記号及び番号)
第12条 文書を収受又は発送しようとするときは、昭和病院企業団の頭文字を冠し、一連番号を付さなければならない。ただし、軽易な文書についてはこの限りでない。
2 収受文書に基づいて発送しようとするときは、収受番号をもつて発送しなければならない。
3 文書の収発番号は毎年4月に起し、翌年3月に止どめる。ただし、特に必要があるものについてはこの限りでない。
4 同一事件に属する往復文書は、原則として完結するまで同一番号を用い、必要ある場合は、本番号の下に「の2」「の3」等の枝番号を付して処理するものとする。
第2章 文書の収受及び配布
(文書の収受)
第13条 昭和病院企業団に到達した文書は、総務課において収受し、次の各号に掲げるところにより処理しなければならない。
(1) 親展文書その他開封を不適当と認められる文書以外は、すべて開封すること。
(2) 開封した文書のうち、登録を要する文書には、文書収発管理簿に必要事項を記載し、文書の余白に収受印を押印すること。
(3) 親展文書その他開封を不適当と認められる文書は、封をしたまま封筒に収受日付印を押印すること。
(4) 2課以上に関係ある文書は、最も関係の深い課を決定する。
(5) 郵便料金の不足又は未納の文書を収受したとき、公文書と認められるものは料金を納付し、私文書と認められるものは宛名人からこれを徴収すること。
2 前項において、現金、金券等を添えてある文書は、その欄外に記載をすること。
(1) 新聞、広告物及び購読料を要しない雑誌、その他これらに類するもの
(2) 通知書、案内書、その他これらに類するもので、軽易と認められるもの
(3) その他保管の必要性を認めないもの
(課における文書登録の禁止)
第15条 課において、差出人から直接収受した文書は、当該課において登録することなく直ちに総務課に回付し、第13条の規定による処理並びに登録を完了しなければならない。
(配布)
第16条 収受した文書は、直ちに回覧、配布しなければならない。
(1) 現金、金券、有価証券及びこれらに類するものは、当該者に配布し、受領印を受けること。
(2) 親展文書その他開封を不適当と認められる文書は、各人あてに直接配布し、受領印を受けること。
第3章 文書の処理
(文書の処理期日)
第17条 文書取扱い者は、処理期日の定めのある場合を除くほかは、原則として7日以内に文書の処理を完了しなければならない。
2 文書事務の処理を促進するため、前項の規定に基づく処理期日を過ぎても、なお、処理されない文書があるときは、これを督促し、常に文書が迅速に処理されるよう努めなければならない。
(指示)
第18条 課長は、文書取扱い者から文書の送付を受けた場合は、事務処理担当者を決めて、その処理を行わせなければならない。
(事案の処理の原則)
第19条 すべて事案の処理は、起案書によらなければならない。ただし、次に掲げる各号の一に該当する場合は、起案書によらないことができる。
(1) 軽易な文書
(2) 一定の簿冊等で処理できる定例かつ軽易なもの
(3) 単に上司の閲覧に供するだけで足りるもの
(起案についての留意事項)
第20条 文書の起案にあたつては、次の各号に掲げる事項に留意しなければならない。
(1) 文書は、原則として1事案につき1起案とする。
(2) 字体は、明りように書き、文書も一読して理解できるよう平易簡明なものとすること。
(3) 用字は、当用漢字及び現代かなづかいによること。
(4) 文書には、内容のよくわかる標題をつけること。
(5) 必要により、根拠となる法規の条項、予算関係等を記載すること。
(6) 関係書類を必要とする場合は、その全文若しくはその要領を記載し、又はこれを添付すること。
(7) 施行期日を予定されているものは、決裁を受ける余裕をおいて起案し、必要な審議の機会を失わないようにすること。
(8) 急を要する文書及び重要な文書には、赤字で表示をし、また機密文書には「秘」の表示をすること。
(9) 起案書の訂正は、ていねいにし、金額その他重要な事項を訂正したときは、その箇所に訂正者の認印をすること。
(起案書)
第21条 起案書には、次の各項に掲げる事項を表示しなければならない。
2 文書の種別の表示は、次の各号に定めるところによる。
(1) 例規 条例、規則、規程の形式を要するもの
(2) 公告 告示、公告の形式を要するもの
(3) 往復 照合、回答、報告、進達の形式を要するもの
(4) その他 証明、表彰、契約の形式を要するもの
3 文書の決裁区分は、次の各号に定めるところによる。
(1) 企 企業長が決裁すべきもの
(2) 院 院長が決裁すべきもの
(3) 局 事務局長が決裁すべきもの
(4) 次 事務局次長が決裁すべきもの
(5) 課 課(第2条第4号に定めるもの)の長が決裁すべきもの
4 文書の専択事項は別に定める。
(文書の発信者名)
第22条 発送文書は、企業長名、病院長名、事務局長名とする。
(文書の合議)
第23条 文書の内容が、他の課に関係を有する場合は、当該関係課へ合議しなければならない。
2 課長は、当該文書の合議を受けたときは、すみやかに同意するようつとめ、合議事項について異議があるときは、協議しなければならない。
第4章 文書の審査、浄書及び発送
(文書の審査)
第24条 総務課長は、課において処理を完了した起案文書について、第20条に規定する事項その他必要な事項の審査を行わなければならない。
2 前項の審査の結果、当該文書の内容に不適当な事項を認めたときは、起案の主旨に反しない限りにおいて適宜修正ができる。
(文書の決裁)
第25条 総務課長は、前条の審査が完了したときは、その決裁区分により上司決裁を受けなければならない。
(緊急及び重要文書の取り扱い)
第26条 施行を要する文書のうち、特に緊急を要する文書又は重要異例に属する文書は、持回り決裁を受けることができる。
(決裁済の表示)
第27条 決裁済の文書には、総務課において、当該起案文書の所定欄に決裁年月日を記入しなければならない。
(浄書)
第28条 総務課長は、施行する文書が決裁になつたときは、浄書請求欄に記入された要求事項に基づき、ただちに浄書させなければならない。
(照合)
第29条 浄書した文書は、起案文書と照合しなければならない。
(公印及び契印)
第30条 施行を要する文書には、すべて公印を押し、かつ、決裁済の起案書と契印しなければならない。ただし、軽易と認められるものについては、「契印省略」又は「公印省略」の記載をし、公印を省略することができる。
(発送)
第31条 施行する文書は、すべて総務課で発送するものとする。
第5章 文書の整理及び保管
(整理保管の原則)
第32条 完結文書は、文書の分類毎に整理保管をし、目的の文書がいつでも取り出せるようにその所在を明確にしておかなければならない。
(保存年限)
第33条 文書の保存年限は、法令その他特別に定めのある場合を除くほか、次のとおりとする。
(1) 第1種 永久
(2) 第2種 10年
(3) 第3種 5年
(4) 第4種 3年
2 保存文書の種別区分は、おおむね次のとおりとする。ただし、その細目については別に定める。
(1) 第1種
企業長が決裁した文書で重要なもの、決裁書、その他歳入歳出に関する帳簿、各種台帳の類、各種統計表で基本的なもの、試験研究資料で重要なもの、職員の履歴書、人事記録、重要な記録、病院日誌、その他永久保存を必要とするもの
(2) 第2種
企業長が決裁した文書(院長、事務局長の専決したものも含む。)、決算報告の終つた収入及び支出に関する証拠書類、各種の統計表、試験、研究資料、入院退院及び外来患者名簿、出勤簿(タイムカード含む。)、出張命令簿、超過勤務命令簿、職員別給与台帳、当直日誌、臨床研修に関する文書、その他10年間保存を必要とするもの
(3) 第3種
企業長が決裁した軽易な文書、予算書、原簿又は台帳に記入を終えた願、届の書類、統計報告、統計文書台帳、文書処理に要する簿冊類、その他5年間保存を必要とするもの
(4) 第4種
職員の勤務に関する願届、事務連絡にかかる往復文書、報告書、勤務日誌類その他3年間保存を必要とするもの
3 前各号に掲げない文書は類推してこれを定め、又、会計に関する諸帳簿、証拠書類、診療簿、その他診療に関する諸記録等の保存期間は、関係法規の定めるところによる。
4 保存年限は、文書の完結した日の属する年度の翌年度4月1日から起算する。
(保管)
第34条 課において、文書の保管をしようとするときは、事案ごとに整理し、保管しなければならない。
第6章 文書の保存、借覧及び廃棄
(文書保存の原則)
第35条 総務課長は、保存文書を常に一定の書庫に整理し、保存管理して非常災害時には、ただちに持ち出せるようにしておくとともに、盗難、紛失等の予防を完全にしなければならない。
(文書の保存)
第36条 総務課長は、文書の保存にあたつて、保存文書管理簿に登録し、保存文書に必要事項を記入する。
2 前項の保存文書に、保存期間、番号簿を記入する。
3 文書の保存は、行目ごとに整理し、保存種別ごとに製本するものとする。また、いつでも閲覧できるようにしておかなければならない。
4 非常時に持ち出す重要書類は、見易い個所に「非常持出」の標示をしなければならない。
(借覧)
第37条 保存文書を借覧しようとするときは、総務課長に届け出るものとする。
2 保存文書の借覧期間は5日以内とする。ただし、必要あるときは延長することができる。
3 借覧中の文書は、いかなる理由があつても総務課長の許可なくして転貸、抜取り、取り替え、添削をしてはならない。
(保存文書の廃棄)
第38条 総務課長は、保存期間を経過した文書を廃棄するときは、上司の承認を受けたのち、すみやかに廃棄しなければならない。
(保存文書廃棄上の留意事項)
第39条 廃棄する文書で、秘密に属するもの又は他に悪用されるおそれのあるものは、焼却又は切断等適当な方法で処理しなければならない。
附則
この規程は、平成26年8月1日から施行する。
様式第8号 振込入金通知簿(様式第5号に同じ。)